Il 7 giugno 2021 entreranno in vigore le nuove “Linee-guida AgID” sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti amministrativi informatici. Molte le novità introdotte da questi indirizzi, i cui riflessi sull’organizzazione degli enti non tarderanno a farsi sentire.
Le Linee-guida AgID intervengono aggiornando, migliorando e chiarendo numerosi aspetti della gestione documentale e della conservazione sia per le PA italiane che per i privati. Viene innanzitutto confermata la natura del sistema di conservazione quale insieme di regole, procedure e tecnologie strutturate in modo tale da garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità ai documenti informatici singoli o organizzati all’interno di fascicoli, serie o interi archivi.
Si ribadisce, quindi, che il sistema di conservazione non deve limitarsi a conservare documenti singoli, ma ove utile e/o necessario, deve provvedere a conservare anche aggregazioni documentali unitamente ai loro metadati e ai loro vincoli archivistici (eventualmente espressi negli stessi metadati o anche nell’indice dei pacchetti di archiviazione). Interessante, soprattutto per i non rari casi di migrazione ad altro conservatore, il riferimento non più solo ai fascicoli (correttamente integrato con le serie documentali), ma anche ad interi archivi.
I modelli organizzativi
Per quanto riguarda i modelli organizzativi, la conservazione potrà ancora essere realizzata all’interno o all’esterno della struttura organizzativa titolare degli oggetti da conservare. L’importante, sottolineano le Linee Guida, è che “i requisiti del processo di conservazione, le responsabilità e i compiti del responsabile della conservazione e del responsabile del servizio di conservazione, e le loro modalità di interazione sono formalizzate nel manuale di conservazione del Titolare dell’oggetto della conservazione e nelle specifiche del contratto di servizio o dell’accordo. Tali modalità trovano riscontro anche nel manuale di conservazione del conservatore”.
Nel caso in cui poi sia una PA a voler affidare all’esterno la realizzazione di un servizio di conservazione, l’affidamento dovrà essere effettuato, secondo quanto previsto dal nuovo art. 34, comma 1 bis lett. b) del CAD (così come modificato con DL 76/2020) ad altri soggetti, pubblici o privati che possiedano i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle Linee guida in commento, nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici che sarà emanato da AgID, avuto riguardo all’esigenza di assicurare la conformità agli originali, nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.
A tal proposito le Linee Guida richiedono, “al fine di garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti” che i fornitori di servizi di conservazione soddisfino requisiti di elevato livello in termini di qualità e sicurezza in aderenza allo standard ISO/IEC 27001 (Information security management systems – Requirements) del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni nel dominio logico, fisico e organizzativo nel quale viene realizzato il processo di conservazione e ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System – Sistema informativo aperto per l’archiviazione), e alle raccomandazioni ETSI TS 101 533-1 v. 1.2.1 (Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni). In attesa, però, che AgID pubblichi il regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione, si dovranno continuare ad applicare le norme relative all’accreditamento, per come le conosciamo, pur consapevoli che con la conversione in Legge del DL 76/2020, la procedura finora adottata, sparirà.
Le responsabilità nella conservazione
Anche per quanto riguarda i ruoli individuati nel processo di conservazione non cambia realmente nulla, ma viene fatta finalmente chiarezza nei ruoli e nei rapporti tra Titolare dell’oggetto della conservazione, Responsabile della conservazione e conservatore nei casi di affidamento all’esterno della conservazione. Le Linee guida, infatti, chiariscono che, nel caso di affidamento a terzi, “il produttore di PdV provvede a generare e trasmettere al sistema di conservazione i pacchetti di versamento nelle modalità e con i formati concordati con il conservatore e descritti nel manuale di conservazione del sistema di conservazione. Provvede inoltre a verificare il buon esito della operazione di trasferimento al sistema di conservazione tramite la presa visione del rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione stesso”.
Viene, inoltre, ribadito che per le PA il Responsabile della conservazione debba essere interno (è un ruolo previsto dall’organigramma del Titolare dell’oggetto di conservazione) anche nel caso di affidamento della conservazione all’esterno, mentre per i privati viene riconosciuta esplicitamente la possibilità di individuare un Responsabile della conservazione esterno, a patto che possegga idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche e purché sia terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione di verifica del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione. Pur esternalizzando le attività proprie della conservazione, il Titolare del patrimonio documentale da conservare resta comunque “responsabile” per il cosiddetto culpa in eligendo e culpa in vigilando.
Venendo alle attività proprie del Responsabile della conservazione, queste, seppur con qualche aggiustamento, ripercorrono quanto già previsto dall’art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013. Viene ribadita la possibilità di delegare singole attività all’interno della propria struttura e, in caso di affidamento all’esterno del servizio di conservazione, le stesse potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione (ruolo interno al Conservatore): unica attività non delegabile resta quella della redazione del Manuale della conservazione che ogni Titolare, per il tramite del Responsabile nominato, deve redigere in proprio.
